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江南区总工会会计电算化内部管理规定

发布时间:2019-03-27 09:52 来源:江南区总工会 作者:江南区总工会
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第一条 为规范工会会计电算化工作,确保电算化系统的安全、有效、正常运行,根据财政部《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》的有关规定及应用软件的具体要求,结合我会实际情况,特制定本制度。

第二条 计算机硬件、软件和会计数据管理

1、计算机硬件管理

(1)会计电算化硬件设备是指专门用于会计电算化的计算机及其配套设备。用于账务处理的计算机应保证财务会计工作专用,不能连入单位局域网及互联网,保证财务数据的安全。

(2)计算机必须固定存放在安全的地点,由专人使用、保养和管理。其他人员未经许可,严禁操作会计软件。

2、计算机软件的管理

(1)统一使用上级工会指定的财务软件及其相关软件。及时更新财务软件版本,并妥善保管软件密钥。

(2)配备优良的杀毒软件,以预防、检测、清除计算机病毒,并定期进行病毒库的升级及版本的更新。

(3)做好会计核算软件、会计数据的安全与保护工作,会计核算软件、光盘必须放在通风、干燥、防磁的场所,及时做好会计资料的备份工作,确保系统的正常运行。

第三条 计算机操作人员的管理

1、操作员要严格遵守各项规章制度,保证会计数据资料和会计核算软件的安全,严禁对数据的非法修改和删除。

2、操作员必须严格按照工作程序操作。每个操作人员根据自己的权限操作计算机。

3、操作员应定期更改登陆密码,软件中各系统的密码口令不得向无关人员泄露。软件数据未经工会主席批准,不得拷贝给外单位。

4、如计算机运行发生故障,操作员不得擅自打开主机及其他设备,应及时报告计算机管理人员进行必要的处理,以确保计算机系统安全。

5、操作员不得任意打开数据库,不得修改系统软件,如需对软件进行维护,应向工会主席汇报,同意后方可由系统维护人员处理。

6、防止计算机病毒的破坏,健全必要的防止计算机病毒的措施,确保账务系统的正常运行。

第四条 会计电算化岗位责任制

1、系统管理员

(1)负责系统运行的组织管理及维护工作。按照会计电算化内部控制制度要求,规定、设置系统用户组的权限,便于分清责任,保证系统的安全、正常运行。

(2)负责系统软件、硬件的安全、维护工作,建立计算机病毒防护措施,及时消除系统运行故障,如自己不能处理的,应及时与有关软件公司联系,以便得到尽快解决。

(3)及时做好各种系统初始化备份,做好账务处理、报表处理等电子数据定期备份。

(4)负责年初做好系统的调整设定工作。

(5)必须做到熟练使用财务软件,在此基础上要不断学习掌握计算机方面的新知识,负责操作人员培训辅导工作。

2、记账凭证输入人员

根据审核无误的原始凭证编制记账凭证,正确使用会计科目,做到摘要简明、数字准确、传递及时,严格按照系统操作程序逐笔编制并输入记账凭证。

3、审核人员

审核输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)的合法性、正确性和完整性,拒绝不符合会计制度要求的记账凭证登记入账。

4、记账人员

(1)定期核对会计数据,在确保账账相符的前提下做好记账、结账等工作。

(2)定期打印纸质会计资料,及时打印会计凭证;按年打印总分类账和明细分类账;按会计制度规定的报表时间打印会计报表。

上述各种岗位可以一人一岗,也可一人多岗,但凭证输入员和审核员不得同一个人兼任。

第五条 电算化会计档案管理

1、电算化会计档案包括纸质和用存储介质保存的会计数据,其中备份会计资料U盘或光盘,交会计档案保管人保管,设专柜存放。保管期限按《会计档案管理制度》规定执行。

2、会计档案必须手续齐全,报表、账簿、凭证等均应由相关人员签章并加盖公章方可有效,档案存放应做到存入有序,查找方便。

3、档案管理员应根据存储介质的不同情况定期对备份存储介质进行可用性检查,发现缺损或备份数据丢失的,应立即补充备份。对重要会计数据更新或修改后应及时进行备份,会计年度结束后及时进行刻录备份。计算机内的会计数据遭到非法操作和毁损等需要恢复时,在经会计主管同意后,必须使用最新的正式备份。

4、会计档案保管期满,需要销毁时,档案管理人员提出销毁意见,会同工会财务人员共同鉴定,严格审查,并编制销毁清册。

5、电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度,会计档案不得随意摆放,严防毁损、散失和泄密。各种会计资料(包括纸质和用存储介质保存的会计数据),一般不得外借,如有特殊需要,经工会主席批准后,可提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第六条 本制度由江南区总工会负责作出解释。

第七条 本制度自发布之日起执行。

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